Los registros de entrada y salida de documentos


La LRJ-PAC, en su Artículo 38.8 ordena a las Administraciones Públicas a hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas de registro propias o concertadas, sus sistemas de acceso y comunicación, así como los horarios de funcionamiento.

Ello, no obstante, ya resultaba obligado dada la dispersión de las diferentes dependencias, unidades, oficinas, etc. Por ello, la antigua Ley de Procedimiento Administrativo de 1.958, al regular el acceso de los administrados a los Registros, determinaba la creación de un único Registro “para todas sus dependencias radicadas en un mismo inmueble”, e insistía en que “Las dependencias centrales que radiquen en inmuebles distintos y las de ámbito territorial menor llevarán su correspondiente registro cada una de ellas”.

La vigente LRJ-PAC, en su redacción dada por la Ley 4/1999, también impone a todos los órganos administrativos la creación de un registro general, en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado, o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia, anotándose, también, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidos a otros órganos o particulares. No obstante, establece el carácter potestativo de la creación de registros descentralizados al decir que “Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.”.

Esta Ley también obliga en el apartado 3 del propio artículo 38 a que toda anotación registral de entrada y salida de documentación, sea proveniente del registro general como de cualquiera de los auxiliares que se habiliten al efecto, se anote en soporte informático. Aún más, incluso enuncia los diferentes apartados obligatorios que ha de disponer dicho sistema informático:

 

 

Número

 

 

 

 

 

Epígrafe compresivo de su naturaleza

 

 

 

 

 

Fecha de entrada

 

 

 

 

 

Fecha y hora de su presentación

 

 

 

 

 

Identificación del interesado

 

 

 

 

 

Órgano administrativo remitente, si proced

 

 

 

 

 

Persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra.

 

 

Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse:

 

 

En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.

 

 

 

 

 

En los registros de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas, o a la de alguna de las Entidades que integran la Administración local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio

 

 

 

 

 

En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca

 

 

 

 

 

En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.

 

 

 

 

 

En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

 

 

Finaliza este apartado la Ley sugiriendo la celebración de convenios de colaboración entre las diferentes Administraciones Públicas para la intercomunicación, coordinación y compatibilidad de los sistemas informáticos utilizados que permita la transmisión de los asientos registrales y de las solicitudes, escritos, comunicaciones y demás documentos que se presenten en cualquiera de los registros.

A continuación, y para hacer realmente efectivos los derechos reconocidos a los ciudadanos en esta Ley, especialmente los relativos a la formulación de alegaciones y aportación de documentos en cualquier fase del procedimiento anterior al trámite de audiencia “que deberán ser tenidos en cuenta por el órgano competente al redactar la propuesta de resolución”, se instrumentaliza el siguiente procedimiento de presentación documental:

1. Los ciudadanos podrán acompañar una copia de los documentos que presenten junto con sus solicitudes, escritos y comunicaciones.

2. Dicha copia, previo cotejo con el original por cualquiera de los registros a que nos hemos referido anteriormente, será remitida al órgano destinatario devolviéndose el original al ciudadano. Cuando el original deba formar parte del expediente de forma obligatoria, se entregará al ciudadano la copia del mismo, una vez sellada por los registros mencionados y previa comprobación de su identidad original.

3. Cuando junto a la presentación de las solicitudes o documentos, o como requisito de éstos, haya de hacerse efectivo el pago de algún tributo, se podrá realizar, además de por otros medios, mediante giro postal o telegráfico, o mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente.

Si la solicitud de iniciación no reúne los requisitos necesarios, señalados en el Art. 70 de la Ley de Procedimiento Administrativo Común, así como los exigidos en su caso por la legislación específica aplicable, se requerirá al interesado para que, en un plazo de diez días, subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos, con indicación de que, si así no lo hiciera, se le tendrá por desistido de su petición, previa resolución que deberá ser dictada en los términos previstos en el artículo 42, es decir de conformidad con las normas reguladoras de la obligación de resolver.

Siempre que no se trate de procedimientos selectivos o de concurrencia competitiva, este plazo podrá ser ampliado prudencialmente, hasta cinco días, a petición del interesado o iniciativa del órgano, cuando la aportación de los documentos requeridos presente dificultades especiales.

En los procedimientos iniciados a solicitud de los interesados, el órgano competente podrá recabar del solicitante la modificación o mejora voluntarias de los términos de aquella. De ello se levantará acta sucinta, que se incorporará al procedimiento.

TÉRMINOS Y PLAZOS:

Términos y plazos son conceptos que se refieren al enmarque en el tiempo de las actuaciones jurídicas. De otro lado, el legislador suele usar equívocamente las expresiones términos y plazos, conceptos que la doctrina ha tratado de distinguir reservando la expresión término para designar el momento en que debe producirse una determina actuación jurídica, mientras que plazo remite a un espacio de tiempo dentro del cual el interesado o la Administración pueden elegir el momento de llevar a efecto la correspondiente actuación jurídica, sustantiva o formal.

La LRJ-PAC, dedica del Capítulo II, del Título IV, a los términos y plazos. Comienza, el art. 47, con una declaración formal acerca de que los términos y plazos establecidos en cada caso obligan, tanto a las Administraciones Públicas como a los propios interesados.

El art. 48, en la redacción dada por la Ley 4/1999, determina las reglas generales para el cómputo:

 

 

Si los plazos se señalan por días:

 

 

 

 

 

Siempre que no se exprese otra cosa, se entiende que éstos son hábiles, excluyéndose del cómputo los domingos y los declarados festivos. Cuando los plazos se señalen por días naturales, se hará constar esta circunstancia en las correspondientes notificaciones.

 

 

 

 

 

Los plazos expresados en días se contarán a partir del día siguiente a aquél en que tenga lugar la notificación o publicación del acto o desde el siguiente a aquel en que se produzca la estimación o desestimación por silencio administrativo.

 

 

 

 

 

Cuando el último día de plazo sea inhábil, se entenderá prorrogado al primer día hábil siguiente.

 

 

 

 

 

Si los plazos se señalan por meses o años:

 

 

 

 

 

Computarán a partir del día siguiente a aquel en que tenga lugar la notificación o publicación del acto de que se trate, o desde el siguiente a aquel en que se produzca la estimación o desestimación por silencio administrativo.

 

 

 

 

 

Si en el mes de vencimiento no hubiera día equivalente a aquél en que comienza el cómputo, se entenderá que el plazo expira el último día del mes.

 

 

 

 

 

Cuando el último día de plazo sea inhábil, se entenderá prorrogado al primer día hábil siguiente.

 

 


Cuando un día fuese hábil en el Municipio o Comunidad Autónoma en que residiese el interesado, e inhábil en la sede del órgano administrativo, o a la inversa, se considerará inhábil en todo caso. Es decir, la problemática de los distintos calendarios laborales de las diferentes Comunidades Autónomas o Municipios, obra siempre a favor del interesado.

La declaración de un día como hábil o inhábil a efectos de cómputo de plazos no determina por sí sola el funcionamiento de los centros de trabajo de las Administraciones públicas, la organización del tiempo de trabajo ni el acceso de los ciudadanos a los registros.

La Administración General del Estado y las Administraciones de las Comunidades Autónomas, con sujeción al calendario laboral oficial, fijarán, en su respectivo ámbito, el calendario de días inhábiles a efectos de cómputos de plazos. El calendario aprobado por las Comunidades Autónomas comprenderá los días inhábiles de las entidades que integran la Administración Local correspondiente a su ámbito territorial, a las que será de aplicación. Dicho calendario deberá publicarse antes del comienzo de cada año en el diario oficial que corresponda y en otros medios de difusión que garanticen su conocimiento por los ciudadanos.

La Administración, salvo precepto en contrario, podrá ampliar, de oficio o a petición de los interesados, los plazos establecidos, no excediéndose de la mitad de los mismos. El acuerdo o resolución por el que se apruebe la ampliación deberá ser comunicado a los interesados.

Este sistema de ampliación se aplicará en todo caso a los procedimientos tramitados por las misiones diplomáticas y oficinas consulares, así como a aquellos que, tramitándose en el interior, exijan cumplimentar algún trámite en el extranjero o en los que intervengan interesados residentes fuera de España. En ningún caso podrá ser objeto de ampliación un plazo ya vencido.

Los acuerdos y resoluciones por los que se aprueben o denieguen las ampliaciones de plazos no serán susceptibles de recursos

*Disponible para consultas el Diccionario jurídico