Funcionamiento de los órganos colegiados locales. Convocatoria y orden del día. Régimen de sesiones y acuerdos. Votaciones. Actas y certificaciones de acuerdos

1.- Noción de órganos colegiados locales

 

Los órganos administrativos pueden ser unipersonales y colegiados. Casi avergüenza señalar que los unipersonales son aquellos cuya titularidad recae en una sola persona física. Y por tanto órganos colegiados serán aquellos donde aparecen varias personas físicas. Esta pluralidad de individuales plantea problemas que no tienen sentido cuando lo que se considera es un órgano unipersonal. Las reuniones, los debates, las votaciones como cauce preceptivo que conduce a la formación de la voluntad, etc., etc. son asuntos que por coherencia lógica requieren un mínimo de dos personas (pues si solo hay uno se supone que siempre estará reunido consigo mismo).

 

La materia que aquí estudiaremos aparece enunciada en términos generales en la Ley 30/92, precepto cuyos artículos 22 a 27 se aúnan bajo la rúbrica de “Organos colegiados”. Los puntos que allí se consideran (y que son también de preceptiva consideración en el territorio de lo local) son:

 

a)      Régimen jurídico de los órganos colegiados (por lo pronto el sentado por dicha Ley 30/92)

b)      Sujetos que siempre intervienen en un órgano colegiado. Estos siempre son:

a.       Presidente (que representa y preside el órgano colegiado)

b.       Miembros

c.       Secretario (que deja constancia de las reuniones y acredita la formación de la voluntad en éstas mediante el acta)

c)       Convocatorias y sesiones

a.       La convocatoria es el trámite por el que se cita a los miembros a la sesión del órgano

b.       La sesión es la reunión donde tiene lugar el proceso de formación de la voluntad mediante las deliberaciones y la manifestación de ésta una vez formada a través de las votaciones que conducen a los acuerdos.

d)      Actas. Las actas son la conciencia y la memoria del órgano colegiado, así como el documento en el que se expresan las decisiones de éste.

 

Al hablar de las entidades locales las alusiones a los órganos colegiados han sido continuas – Pleno, Junta de Gobierno, Comisiones,… – . El funcionamiento de estos órganos necesarios, dentro de las líneas generales que hemos enunciado arriba, es objeto de una detallada regulación en el Título III del  ROFRJEL  que precisamente se intitula “Funcionamiento de los Órganos necesarios de los entes locales territoriales”.

 

2.- Funcionamiento de los órganos colegiados locales

 

Se ajusta al esquema antedicho, que ajustamos para cohonestarlo con el reglamento y con el enunciado del tema (lo que no es en absoluto fácil, pues reglamento y tema recorren distinta secuencia).

 

Cumpliendo lo prometido tenemos que:

 

a)      Sea con carácter originario o sea a resultas de una delegación de competencias, el órgano colegiado (como el unipersonal) tienen conferidas unas potestades que deben plasmarse en actuaciones concretas. Por tanto el punto de partida se sitúa en eso que tiene que hacerse en razón a tal atribución de competencias.

b)      La convocatoria es el trámite por el cual se cita a los miembros de un órgano para que comparezcan a la sesión de éste. En dicha sesión no va a tratarse cualquier asunto sino un conjunto de ellos fijados de antemano que son lo que constituye el orden del día. Tanto el orden del día como la convocatoria son una atribución del Presidente.

c)       La sesión es la reunión de los miembros del órgano colegiado. El primer aspecto a tener en cuenta es el número necesario de miembros para que el órgano se considere constituido. Dicho número necesario se denomina quórum. El segundo punto a considerar son los debates que suplen el proceso de deliberación interna del órgano unipersonal (persona física). Debates en los cuales el papel del Presidente es determinante pues al mismo concierne (fijando los puntos a tratar) tanto cuales son los asuntos llamados a debatirse como la propia dirección de la controversia. El tercer punto es la votación, trámite en el que se plasma la concurrencia de criterios subjetivos en orden a la formación de la voluntad común (la propia del órgano)

d)      Finalmente el acta es el documento en donde se plasma, y por donde nace al derecho, la génesis de la voluntad del órgano y su manifestación. Como hemos dicho su redacción concierne al Secretario

 

3.- Convocatoria y orden del día

 

3.1.- Convocatoria y orden del día del Pleno

 

Las sesiones del Pleno (órgano colegiado que se toma como modelo de los restantes) pueden ser de tres tipos:

 

a)      Ordinarias

b)      Extraordinarias

c)       Extraordinarias con carácter urgente

 

Sesiones Ordinarias del Pleno

 

a)      Son sesiones ordinarias aquellas cuya periodicidad esta preestablecida. Dicha periodicidad será fijada por acuerdo del propio Pleno adoptado en sesión extraordinaria, que habrá de convocar el Alcalde o Presidente dentro de los treinta días siguientes al de la sesión constitutiva de la Corporación y no podrá exceder del límite trimestral a que se refiere el artículo 46.2 a) de la Ley 7-1985, de 2 de abril.  

 

Sesiones Extraordinarias del Pleno

 

a)      Son sesiones extraordinarias aquellas que convoque el Alcalde o Presidente con tal carácter, por iniciativa propia o a solicitud de la cuarta parte, al menos, del número legal de miembros de la Corporación. Tal solicitud habrá de hacerse por escrito en el que se razone el asunto o asuntos que la motiven, firmado personalmente por todos los que la suscriben.

b)      La relación de asuntos incluidos en el escrito no enerva la facultad del Alcalde o Presidente para determinar los puntos del orden del día, si bien la exclusión de éste de alguno de los asuntos propuestos deberá ser motivada.

c)       La convocatoria de la sesión extraordinaria a instancia de miembros de la Corporación deberá efectuarse dentro de los cuatro días siguientes a la petición y no podrá demorarse su celebración por más de dos meses desde que el escrito tuviera entrada en el Registro general.

d)      Contra la denegación expresa o presunta de la solicitud a que se refiere el párrafo anterior, podrán interponerse por los interesados los correspondientes recursos, sin perjuicio de que la Administración del Estado o de la Comunidad Autónoma respectiva pueda hacer uso de las facultades a que se refiere el artículo 65 de la Ley 7-1985, de 2 de abril.

 

Sesiones Extraordinarias con carácter urgente del Pleno

 

a)      Son sesiones extraordinarias urgentes las convocadas por el Alcalde o Presidente cuando la urgencia del asunto o asuntos a tratar no permite convocar la sesión extraordinaria con la antelación mínima de dos días hábiles exigida por la Ley 7-1985, de 2 de abril.  En este caso debe incluirse como primer punto del orden del día el pronunciamiento del Pleno sobre la urgencia. Si ésta no resulta apreciada por el Pleno, se levantará acto seguido la sesión.

 

3.2.- Procedimiento de convocatoria

 

a)      Corresponde al Alcalde o Presidente convocar todas las sesiones del Pleno. La convocatoria de las sesiones extraordinarias habrá de ser motivada.

b)      A la convocatoria de las sesiones se acompañará el orden del día comprensivo de los asuntos a tratar con el suficiente detalle, y los borradores de actas de sesiones anteriores que deban ser aprobados en la sesión.

c)       La convocatoria, orden del día y borradores de actas deberán ser notificados a los concejales o Diputados en su domicilio.

d)      Entre la convocatoria y la celebración de la sesión no podrán transcurrir menos de dos días hábiles, salvo en el caso de las sesiones extraordinarias urgentes.

 

3.3.- Orden del día

 

a)      El orden del día de las sesiones será fijado por el Alcalde o Presidente asistido de la Secretaría. Asimismo, podrá recabar la asistencia de los miembros de la Junta de Gobierno y, donde ésta no exista, de los Tenientes de Alcalde, y consultar si lo estima oportuno a los portavoces de los grupos existentes en la Corporación.

b)      En el orden del día sólo pueden incluirse los asuntos que hayan sido previamente dictaminados, informados o sometidos a consulta de la Comisión informativa que corresponda.

c)       El Alcalde o Presidente, por razones de urgencia debidamente motivada, podrá incluir en el orden del día, a iniciativa propia o a propuesta de alguno de los portavoces, asuntos que no hayan sido previamente informados por la respectiva Comisión informativa, pero en este supuesto no podrá adoptarse acuerdo alguno sobre estos asuntos sin que el Pleno ratifique su inclusión en el orden del día.

d)      En el orden del día de las sesiones ordinarias se incluirá siempre el punto de ruegos y preguntas.

e)      Serán nulos los acuerdos adoptados en sesiones extraordinarias sobre asuntos no comprendidos en su convocatoria, así como los que se adopten en sesiones ordinarias sobre materias no incluidas en el respectivo orden del día, salvo especial y previa declaración de urgencia hecha por el órgano correspondiente, con el voto favorable de la mayoría prevista en el artículo 47.3 de la Ley 7-1985, de 2 de abril.

 

4.- Régimen de sesiones y acuerdos

 

4.1.- Lugar de celebración de las sesiones

 

El Pleno celebrará sus sesiones en la Casa consistorial, Palacio provincial o Sede de la Corporación de que se trate, salvo en los supuestos de fuerza mayor en los que, a través de la convocatoria o de una resolución del Alcalde o Presidente dictada previamente y notificada a todos los miembros de la Corporación, podrá habilitarse otro edificio o local a tal efecto.

 

4.2.- Idioma

 

a)      Las convocatorias de las sesiones, las ordenes del día, mociones, votos particulares, propuestas de acuerdo y dictámenes de las comisiones informativas se redactarán, en todo caso, en lengua castellana.

b)      Se redactarán, asimismo, en la lengua cooficial en la Comunidad Autónoma a la que pertenezca la Corporación, cuando así lo exija la legislación de la Comunidad Autónoma o lo acuerde la Corporación.

c)       En los debates podrán utilizarse, indistintamente, la lengua castellana o la cooficial de la Comunidad Autónoma respectiva.

 

4.3.- Principio de unidad de acto

 

Toda sesión, sea ordinaria o extraordinaria, habrá de respetar el principio de unidad de acto y se procurará que termine en el mismo día de su comienzo. Si éste terminare sin que se hubiesen debatido y resuelto todos los asuntos incluidos en el orden del día, el Presidente podrá levantar la sesión.En este caso los asuntos no debatidos habrán de incluirse en el orden del día de la siguiente sesión.

 

4.4.- Publicidad de las sesiones

 

Serán públicas las sesiones del Pleno. No obstante, podrá ser secreto el debate y la votación de aquellos asuntos que puedan afectar al derecho fundamental de los ciudadanos a que se refiere el artículo 18.1 de la Constitución española, cuando así se acuerde por mayoría absoluta.

 

4.5.- Quorum

 

Para la válida constitución del Pleno se requiere la asistencia de un tercio del número legal de miembros de la Corporación, que nunca podrá ser inferior a tres. Este quórum deberá mantenerse durante toda la sesión. En todo caso se requiere la asistencia del Presidente y del secretario de la Corporación o de quienes legalmente les sustituyan.

 

Si en primera convocatoria no existiera el quórum necesario según lo dispuesto en el número anterior, se entenderá convocada la sesión automáticamente a la misma hora, dos días después. Si tampoco entonces se alcanzase el quórum necesario, la Presidencia dejará sin efecto la convocatoria posponiendo el estudio de los asuntos incluidos en el orden del día para la primera sesión que se celebre con posterioridad, sea ordinaria o extraordinaria.

 

5.- Votaciones

 

5.1.- Momento y desarrollo de la votación

 

a)      Finalizado el debate de un asunto, se procederá a su votación.

b)      Antes de comenzar la votación el Alcalde o Presidente planteará clara y concisamente los términos de la misma y la forma de emitir el voto.

c)       Una vez iniciada la votación no puede interrumpirse por ningún motivo. Durante el desarrollo de la votación el Presidente no concederá el uso de la palabra y ningún miembro corporativo podrá entrar en el salón o abandonarlo.

d)      Terminada la votación ordinaria, el Alcalde o Presidente declarará lo acordado.

e)      Inmediatamente de concluir la votación nominal, el secretario computará los sufragios emitidos y anunciará en voz alta su resultado, en vista del cual el Alcalde o Presidente proclamará el acuerdo adoptado.

 

5.2.- Mayorías y naturaleza del voto

 

a)      El Pleno de las Corporaciones Locales adopta sus acuerdos, como regla general, por mayoría simple de los miembros presentes. Existe mayoría simple cuando los votos afirmativos son más que los negativos.

b)      Se entenderá por mayoría absoluta cuando los votos afirmativos son más de la mitad del número legal de miembros de la Corporación.

c)       Se entenderá que existe la mayoría requerida en el artículo 47.2 de la Ley 7-1985, de 2 de abril, cuando los votos afirmativos igualen o superen a los dos tercios del número de hecho de miembros que integran la Corporación y, en todo caso, mayoría absoluta de su número legal.

d)      Sólo en el supuesto del artículo 29.2 de la Ley 7-1985, de 2 de abril, la mayoría de dos tercios se refiere al número legal de miembros de la Corporación.

e)      En el caso de que, de acuerdo con el procedimiento establecido en el párrafo primero del artículo 182 de la Ley Orgánica 5-1985, de 19 de junio, del Régimen Electoral General, no quedasen más posibles candidatos o suplentes a nombrar, los quórum de asistencia y votación previstos en la legislación vigente se entenderán automáticamente referidos al número de hecho de miembros de la Corporación subsistente, de conformidad con lo dispuesto en el citado precepto electoral.

f)        El voto de los concejales es personal e indelegable.

 

5.3.- Sentido del voto

 

a)      El voto puede emitirse en sentido afirmativo o negativo, pudiendo los miembros de la Corporación abstenerse de votar.

b)      A efectos de la votación correspondientes se considerará que se abstienen los miembros de la Corporación que se hubieren ausentado del salón de sesiones una vez iniciada la deliberación de un asunto y no estuviesen presentes en el momento de la votación. En el supuesto de que se hubiesen reintegrado al salón de sesiones antes de la votación podrán, desde luego, tomar parte en la misma.

c)       En el caso de votaciones con resultado de empate se efectuará una nueva votación, y si persistiera el empate, decidirá el voto de calidad del Presidente.

 

5.4.- Clases de votaciones

 

a)      Las votaciones pueden ser ordinarias, nominales y secretas.

b)      Son ordinarias las que se manifiestan por signos convencionales de asentimiento, disentimiento o abstención.

c)       Son nominales aquellas votaciones que se realizan mediante llamamiento por orden alfabético de apellidos y siempre en último lugar el Presidente y en la que cada miembro de la Corporación, al ser llamado, responde en voz alta sí, no o me abstengo.

d)      Son secretas las que se realizan por papeleta que cada miembro de la Corporación vaya depositando en una urna o bolsa.

e)      El sistema normal de votación será la votación ordinaria.

f)        La votación nominal requerirá la solicitud de un grupo municipal aprobada por el Pleno por una mayoría simple en votación ordinaria.

g)      La votación secreta sólo podrá utilizarse para elección o destitución de personas.

 

6.- Actas y certificaciones de acuerdos

 

De cada sesión el secretario extenderá acta en la que habrá de constar:

 

a)      Lugar de la reunión, con expresión del nombre del municipio y local en que se celebra.

b)      Día, mes y año.

c)       Hora en que comienza.

d)      Nombre y apellidos del Presidente, de los miembros de la Corporación presentes, de los ausentes que se hubiesen excusado y de los que falten sin excusa.

e)      Carácter ordinario o extraordinario de la sesión, y si se celebra en primera o en segunda convocatoria.

f)        Asistencia del secretario, o de quien legalmente le sustituya, y presencia del funcionario responsable de la intervención, cuando concurra.

g)      Asuntos que examinen, opiniones sintetizadas de los grupos o miembros de la Corporación que hubiesen intervenido en las deliberaciones e incidencias de estas.

h)      Votaciones que se verifiquen y en el caso de las nominales el sentido en que cada miembro emita su voto. En las votaciones ordinarias se hará constar el número de votos afirmativos, de los negativos y de las abstenciones. Se hará constar nominalmente el sentido del voto cuando así lo pidan los interesados.

i)        Parte dispositiva de los acuerdos que se adopten.

j)        Hora en que el Presidente levante la sesión.

 

De no celebrarse sesión por falta de asistentes, u otro motivo, el secretario suplirá el acta con una diligencia autorizada con su firma, en la que consigne la causa y nombres de los concurrentes y de los que hubieren excusado su asistencia.

 

Otras cuestiones referidas a las actas

 

Será aplicable a la redacción de las actas lo dispuesto más arriba en cuanto a la utilización de las lenguas.

 

Si el secretario no conociera la lengua cooficial en la Comunidad Autónoma a la que perteneciera la entidad local, la redacción del texto del acta en la lengua cooficial será realizada por una persona idónea designada por la Corporación, quien firmará la traducción.

 

El acta será aprobada en su versión bilingüe y de la misma certificará el secretario con la salvedad, por lo que se refiere a la versión traducida, de que así resulta de su traducción.

 

El acta, una vez aprobada por el Pleno, se transcribirá en el libro de actas autorizándola con las firmas del Alcalde o Presidente y del secretario.

 

7.- Régimen específico de la Junta de Gobierno

 

a)      La Junta de Gobierno celebrará sesión constitutiva, a convocatoria del Alcalde o Presidente, dentro de los diez días siguientes a aquél en que éste haya designado los miembros que la integran.

b)      En defecto de previsión expresa en el reglamento orgánico de la entidad, la Junta de Gobierno celebrará sesión ordinaria cada quince días como mínimo.

c)       Corresponde al Alcalde o Presidente fijar, mediante Decreto, el día y hora en que deba celebrarse sesión ordinaria.

d)      Las sesiones extraordinarias y las urgentes tendrán lugar cuando, con tal carácter, sean convocadas por el Alcalde.

e)      El Alcalde o Presidente podrá en cualquier momento reunir a la Junta de Gobierno cuando estime necesario conocer su parecer o pedir su asistencia con anterioridad a dictar resoluciones en ejercicio de las atribuciones que le correspondan.

f)        Las sesiones se celebrarán en la Casa consistorial, Palacio provincial o edificio que sea sede de la entidad, salvo en los supuestos de fuerza mayor.

 

Las sesiones de la Junta de Gobierno se ajustarán a lo establecido respecto al Pleno, con las modificaciones siguientes:

 

a)      Entre la convocatoria y la celebración de la sesión no podrán transcurrir menos de veinticuatro horas, salvo en el caso de las sesiones extraordinarias y urgentes en las que, antes de entrar a conocer los asuntos incluidos en el orden del día, deberá ser declarada la urgencia por acuerdo favorable de la mayoría de los miembros.

b)      Las sesiones de la Junta de Gobierno no serán públicas, sin perjuicio de la publicidad y comunicación a las Administraciones estatal y autonómica de los acuerdos adoptados. Además, en el plazo de diez días deberá enviarse a todos los miembros de la Corporación copia del acta.

c)       Para la válida constitución de la Junta de Gobierno se requiere la asistencia de la mayoría absoluta de sus componentes. Si no existiera quórum, se constituirá en segunda convocatoria, una hora después de la señalada para la primera, siendo suficiente la asistencia de la tercera parte de sus miembros y, en todo caso, un número no inferior a tres.

d)      El Alcalde o Presidente dirige y ordena a su prudente arbitrio los debates en el seno de la Comisión.

e)      En los casos en que la Junta de Gobierno ejerza competencias delegadas por el Pleno, será preceptivo el previo informe de la Comisión informativa correspondiente.

Las actas de las sesiones de la Junta de Gobierno se transcribirán en libro distinto del de las sesiones del Pleno.

*Disponible para consultas el Diccionario jurídico